Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van WarmtelinQ Transport Services B.V., WarmtelinQ, WTS (WarmtelinQ), gevestigd aan het Anna van Buerenplein 41, 2595DA 's-Gravenhage. WarmtelinQ staat ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 84235845.

We hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom informeren we u via deze privacyverklaring over hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. WarmtelinQ respecteert uw privacy en houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en onderliggende privacywetgeving zoals de uitvoeringswet (UAVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van onze websites
• bezoekers van onze locaties
• leveranciers
• grondeigenaren

Voor sollicitanten hebben we een separate privacyverklaring die hier te vinden is.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over u zeggen en/of naar u te herleiden zijn. WarmtelinQ verwerkt alleen die persoonsgegevens die we nodig hebben voor onze werkzaamheden. We verwerken alleen persoonsgegevens als we hier een grondslag voor hebben. Voor WarmtelinQ gelden de volgende grondslagen:

• om te voldoen aan de wet, bijvoorbeeld voor het bijhouden van accurate gegevens over de ligging van onze infrastructuur en de betrokken percelen;
• om een afspraak (overeenkomst) tussen u en WarmtelinQ uit te voeren, bijvoorbeeld indien u een grondeigenaar bent en wij een recht van opstal met u zijn overeengekomen. De persoonsgegevens hebben we dan nodig voor het nakomen van contractuele verplichtingen tussen de partijen;
• wanneer WarmtelinQ een goede reden heeft om uw gegevens te gebruiken (‘gerechtvaardigd belang’). We gebruiken bijvoorbeeld camerabeelden voor de beveiliging van onze locaties en de IT-oplossingen voor de beveiliging van onze digitale omgeving en om social media te monitoren;
• wanneer u toestemming heeft gegeven aan WarmtelinQ om uw persoonsgegevens te mogen verwerken. Dit geldt bij websitebezoek bijvoorbeeld voor het geven van toestemming voor cookies en het ontvangen van nieuwsbrieven. Heeft u voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens toestemming aan ons gegeven? Dan kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken en stoppen we met het verwerken van deze gegevens.

WarmtelinQ hanteert hierbij als uitgangspunt dat persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die tegenover u rechtmatig, behoorlijk en transparant is.

Van websitebezoekers verzamelen we de volgende informatie:

Indien u gebruik maakt van ons contactformulier:

Afhankelijk van de velden van het contactformulier, geeft u de volgende persoonsgegevens aan ons door: naam, bedrijfsnaam, vast/mobiel telefoonnummer (optioneel) en e-mailadres. Deze gegevens hebben we nodig om contact met u op te kunnen nemen en uw vraag, klacht of opmerking te behandelen.

Indien u gebruik maakt van onze nieuwsbrief:

Als u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief geeft u alleen uw e-mailadres door. Dit e-mailadres hebben we nodig om u de nieuwsbrief te versturen. Indien u deze niet meer wenst te ontvangen, kunt u zich hiervoor afmelden.

Indien u een responsible disclosure-melding doet:

Met een responsible disclosure-melding kunt u een kwetsbaarheid of zwakke plek in een ICT-systeem of deze website op een verantwoorde manier melden aan WarmtelinQ. Hiervoor vragen wij u om de volgende gegevens: naam en e-mailadres.

Cookies:

Via cookies kunnen ook persoonsgegevens worden verzameld. Hiervoor verwijzen we naar de cookieverklaring. WarmtelinQ maakt op deze website gebruik van cookies. Dit zijn eenvoudige, kleine bestanden die op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Voor het gebruik van cookies op de WarmtelinQ-website verwijzen we naar de cookieverklaring. Mocht u niet willen dat WarmtelinQ cookies plaatst dan kunt u het gebruik van cookies in uw browser uitschakelen. Ga hiervoor naar de Helpfunctie van de browser. U kunt dan nog steeds onze website bezoeken.

Van bezoekers aan onze kantoren en locaties verzamelen we de volgende informatie:

Indien u wordt aangemeld als bezoeker:

Voordat u een locatie bezoekt, meldt uw contactpersoon u eerst aan in ons bezoekerssysteem. We registreren de volgende gegevens: uw achternaam en voorvoegsels, uw geslacht, de datum en tijdstip van het bezoek, uw organisatie en uw e-mailadres.

Camerabewaking:

In en rondom onze locaties en kantoren maken wij gebruik van camerabewaking. Wij verwerken camerabeelden voor de veiligheid van onze bezoekers en medewerkers en ter bescherming van eigendommen. De camerabeelden worden alleen intern gebruikt en niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of in het geval van een incident.

Poortinstructie:

Indien u op een WarmtelinQ-kantoor of -gasvoerende locatie werkzaamheden komt uitvoeren, bent u verplicht een poortinstructie te bekijken en bijbehorende vragen betreffende de veiligheidsinstructies te beantwoorden. Ook voor bezoekers van een gasvoerende locatie geldt deze regel. Hiervoor dient u een account aan te maken en hiervoor verwerken we uw e-mail (als gebruikersnaam) en uw wachtwoord. Daarnaast vragen wij naar uw voor- en achternaam en uw telefoonnummer. Indien u de poortinstructie heeft bekeken en de vragen correct hebt beantwoord, ontvangt u een certificaat per e-mail. Voor bezoekers van niet-gasvoerende locaties is het te behalen certificaat niet verplicht, maar raden wij u aan deze ook te bekijken.
U ontvangt vooraf aan uw bezoek een e-mail met meer informatie en een link naar een instructiefilm. De film staat op YouTube. Om deze film te bekijken moet u toestemming geven voor het plaatsen van cookies van YouTube. Voor meer informatie kunt u het privacy statement van YouTube raadplegen.

Van leveranciers verzamelen we de volgende informatie:

Om de overeenkomst die we met u hebben uit te kunnen voeren, sluiten we met u een contract af. Dit contract bevat een handtekening, naamgegevens en de functie van de ondertekenaar. Daarnaast hebben we voor de uitvoering van de overeenkomst uw contactgegevens nodig en van de contactpersoon verwerken we hiervoor de naamgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Mogelijk wordt uw functie ook verwerkt. Mocht u nog geen leverancier zijn en reageren op een aanbesteding, dan hebben we ook uw contactgegevens nodig om uw reactie op de aanbesteding terug te kunnen koppelen.

Van grondeigenaren en grondgebruikers verzamelen we de volgende informatie:

WarmtelinQ verzamelt uw gegevens om verschillende redenen die voornamelijk te maken hebben met de veiligheid, onderhoud en uitbreiding van ons Leidingnetwerk. Dit zijn de volgende redenen:

• Veilige ligging van leidingen: om ervoor te zorgen dat de leidingen veilig liggen en om eventuele risico’s te minimaliseren, moet WarmtelinQ contact met u kunnen onderhouden.
• Werkzaamheden en onderhoud: WarmtelinQ moet u kunnen informeren over geplande werkzaamheden, onderhoud en inspecties op uw percelen.
• Recht van opstal: voor het aanleggen van nieuwe leidingen of het uitbreiden van bestaande infrastructuur moet WarmtelinQ overeenkomsten sluiten met u als u een grondeigenaar bent, zoals het vestigen van een recht van opstal.
• Vergoedingen en schadeafhandeling: bij werkzaamheden kan schade ontstaan aan uw grond of uw gewassen. WarmtelinQ verzamelt uw gegevens om vergoedingen te kunnen regelen en schadeclaims af te handelen.
• Wettelijke verplichtingen: WarmtelinQ moet voldoen aan diverse wettelijke verplichtingen, waaronder het bijhouden van accurate gegevens over de ligging van onze infrastructuur en de betrokken percelen.

WarmtelinQ verkrijgt deze gegevens van u of WarmtelinQ ontvangt eigenaar- en gebruikersinformatie van percelen via het Kadaster.

Via Social Media verzamelen wij de volgende informatie:

Wij maken gebruik van het platform Coosto om openbare berichten op sociale media, blogs, fora en nieuwssites te monitoren. Dit helpt ons om inzicht te krijgen in maatschappelijke trends, klantvragen en publieke opinies die relevant zijn voor onze communicatie en dienstverlening.
Coosto verzamelt uitsluitend openbare gegevens van de betreffende platforms en er worden dus geen gegevens uit gesloten profielen of privéberichten verzameld. Denk hierbij aan gebruikersnamen, profielfoto’s, locatiegegevens en de inhoud van berichten. Deze gegevens worden door ons uitsluitend gebruikt voor analyse en verbetering van onze communicatie en dienstverlening. De verwerking vindt plaats conform de AVG en sluit aan bij de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring. Indien mogelijk worden gegevens geanonimiseerd.

WarmtelinQ bewaart persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. In sommige gevallen zijn we gebonden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaartermijnen. Informatie van bezoekers bewaren wij maximaal een half jaar. 

Voor vragen over hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, kunt u een e-mail sturen naar [email protected].

WarmtelinQ neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, misbruik, onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• opslag van persoonsgegevens op computersystemen met beperkte toegang en in gecontroleerde omgevingen
• gebruik van encryptie en andere beveiligingstechnologieën om gegevens te beschermen tijdens de overdracht
• regelmatige beveiligingsaudits en risicobeoordelingen
• training van medewerkers over gegevensbescherming en beveiligingsprotocollen

Verwerking van persoonsgegevens door verwerkers

Soms schakelt WarmtelinQ een andere partij in om een dienst uit te voeren. Heeft deze partij toegang tot uw persoonsgegevens? Dan is de derde partij een verwerker. WarmtelinQ heeft met verwerkers de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen, zodat de verwerker uw persoonsgegevens uitsluitend voor de voor de verwerking vastgestelde doeleinden verwerkt. We maken hiervoor duidelijke afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Verstrekking aan derden niet zijnde verwerkers

WarmtelinQ verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden op grond van wettelijke verplichtingen of nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

WarmtelinQ streeft ernaar om alleen verwerkers binnen de EER te gebruiken. Als WarmtelinQ besluit persoonsgegevens naar een derde land buiten de EU over te dragen, neemt WarmtelinQ hiervoor de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen.

U heeft als betrokkene de volgende rechten:

• Recht op informatie: u kunt WarmtelinQ verzoeken om informatie te verschaffen welke persoonsgegevens WarmtelinQ verwerkt en waarom.
• Recht op inzage: u kunt WarmtelinQ verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens;
• Recht op rectificatie: u kunt WarmtelinQ verzoeken om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren.
• Recht op vergetelheid: u kunt WarmtelinQ verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen. WarmtelinQ beoordeelt of dit verzoek gerechtvaardigd is.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt WarmtelinQ verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de gegevens onjuist zijn of de verwerking onrechtmatig is.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie. WarmtelinQ stopt dan met de verwerking, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hiermee door te gaan.

Als u deze rechten wilt gebruiken, kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. WarmtelinQ zal zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand, laten weten wat we met uw verzoek hebben gedaan en indien van toepassing u de opgevraagde informatie aanleveren. Deze termijn kan WarmtelinQ met twee maanden verlengen in verband met de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken dat WarmtelinQ krijgt. In dat geval wordt u hierover geïnformeerd.

Als u vindt dat WarmtelinQ niet voldoende heeft geholpen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

WarmtelinQ kan deze privacyverklaring aanpassen. Het is daarom raadzaam om regelmatig op de website van WarmtelinQ te kijken voor de nieuwste versie. Als WarmtelinQ de privacyverklaring bijwerkt wordt de datum onderaan de privacyverklaring aangepast.

Voor klachten, vragen of opmerkingen over het gebruik van persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen aan [email protected].

Laatst bijgewerkt: 12 maart 2026